6 dicas para usar o atendimento via WhatsApp na clínica!

O atendimento via WhatsApp vai otimizar a rotina da sua clínica e trazer mais praticidade aos seus pacientes. Afinal, o aplicativo de mensagens está em cerca de 99% dos celulares dos brasileiros. Então, nada melhor do que incorporar esse canal na hora de se relacionar com o público.

O serviço tem a vantagem de ser ágil e pode ser utilizado para agendamento ou cancelamento de consultas, avisos sobre mudança de horário e até para a divulgação de conteúdo educativo. Contudo, é necessário seguir algumas regras para utilizá-lo da melhor maneira. A primeira delas é saber se o paciente quer se comunicar com seu consultório por meio do aplicativo. Outro ponto é sempre prezar pela cordialidade nas mensagens.

Quer conferir 6 dicas para adotar o WhatsApp no atendimento da sua clínica? Continue a leitura e descubra como usar essa tecnologia para alavancar a sua carreira como nutricionista!

1. Tenha um número exclusivo para o atendimento via WhatsApp

Para que você consiga oferecer qualidade nesse atendimento, tenha um número exclusivo para o WhatsApp do seu consultório de nutrição a fim de centralizar os contatos dos pacientes. Dessa forma, você evita usar esse serviço para comunicação pessoal, enviando, por exemplo, mensagens por engano, o que poderia trazer prejuízos para sua imagem.

Com um número só para essa finalidade, você consegue ter uma conta de WhatsApp Business, o que vai tornar esse atendimento ainda mais profissional.

Uma grande vantagem de se valer desse aplicativo, além de sua alta popularidade, é poder manter um relacionamento com seu paciente sem incomodá-lo. Imagine a secretária ligar para confirmar o agendamento de consulta bem na hora em que a pessoa está em uma reunião importante?

Já com o WhatsApp, ela pode enviar o lembrete e o paciente visualiza e responde no momento em que está mais tranquilo, ou seja, sua rotina profissional não é interrompida.

Mesmo com toda essa facilidade de comunicação e possibilidade de agendar e confirmar consultas, enviar mensagens educativas da sua área de atuação e até felicitações em datas especiais, use o recurso com bom senso. Nesse sentido, não é recomendado enviar mensagens com uma grande frequência aos pacientes para que não haja o risco de bloqueio do número.

2. Integre o WhatsApp ao seu CRM

Uma das funcionalidades do atendimento via WhatsApp é a possibilidade de integrar o aplicativo ao CRM da sua clínica. Com isso, você consegue armazenar a troca de mensagens a esse sistema. Desse modo, fica com um histórico mais completo de cada paciente, podendo oferecer uma experiência diferenciada e até utilizar esses dados como estratégia para o marketing nutricionista.

Porém, de nada adianta unir o melhor das tecnologias se você não tiver uma equipe treinada para realizar esse atendimento. É importante que as conversas sigam um padrão e que os colaboradores saibam quais serviços você oferece de acordo com sua especialização. Outra questão é não deixar o paciente esperando muito tempo por um retorno. Até porque um dos diferenciais do WhatsApp é oferecer uma comunicação rápida.

Assim, é inaceitável deixar a pessoa esperando mais de meia hora para saber, por exemplo, qual é o ponto de referência para chegar na sua clínica ou o horário de sua consulta.

3. Use a facilidade do WhatsApp Web

É recomendado você deixar um colaborador direcionado ao atendimento via WhatsApp. No entanto, para que ele não precise ficar checando o celular de tempos em tempos, o que poderia atrapalhar outras atividades, o ideal é utilizar a facilidade do WhatsApp Web.

Dessa forma, é possível utilizar o aplicativo diretamente do computador. Isso vai facilitar a digitação, melhorar a visualização das mensagens, permitir a consulta a outros documentos e sistemas que estão no desktop, além de otimizar a execução de outras tarefas pela equipe.

Para utilizar esse recurso pela primeira vez, siga os seguintes passos:

• acesse o endereço web.whatsapp.com no computador;
• abra a barra lateral do WhatsApp no celular e clique no campo WhatsApp Web;
• fotografe com o aparelho o QR Code que vai aparecer na tela do computador.

Sempre que usar o aplicativo no desktop, é preciso que o aparelho celular esteja próximo e com o WhatsApp ligado.

4. Deixe claro para os pacientes o horário de atendimento

Como dissemos, o benefício do aplicativo de mensagens é poder utilizá-lo em qualquer momento do dia sem a preocupação de causar qualquer inconveniente ao paciente.

Todavia, é necessário deixar claro o horário de atendimento via WhatsApp para que a pessoa não envie alguma dúvida ou queira agendar consulta no período da noite e fique aborrecida, pois ninguém da clínica respondeu.

Como fazer isso? Ao contrário da conta pessoal do WhatsApp, a Business possibilita inserir informações específicas da organização. Basta ir em Configurações, acessar Configurações da Empresa, depois Perfil e inserir o horário de atendimento no campo indicado.

5. Configure respostas automáticas

Apesar de ser impossível ter um colaborador 24 h por dia para responder as mensagens dos pacientes, você pode configurar o serviço para enviar respostas automáticas. Dessa maneira, as dúvidas mais comuns do público serão respondidas de maneira rápida, o que vai contribuir para uma reputação positiva do seu consultório.

Para fazer essa configuração, é preciso programar respostas de acordo com as perguntas dos pacientes, podendo usando até 3 palavras-chave.

6. Evite erros de português

Ao utilizar o WhatsApp para se comunicar de forma ágil com seus pacientes, é possível utilizar uma linguagem mais informal. Porém, é necessário seguir algumas regras, como:

• evitar erros de ortografia e gramática — o recomendado é sempre sua equipe reler o que escreveu antes de enviar;
• não utilizar gírias — alguns pacientes podem ficar desconfortáveis;
• não utilizar abreviaturas — evite usar vc no lugar de você ou tb para também;
• manter sempre a gentileza nas conversas — mesmo em situações de feedback negativo do público.

Para oferecer uma experiência ainda melhor a seu paciente, comece a utilizar o atendimento via WhatsApp: é uma maneira de manter-se sempre próximo do seu público, otimizar uma série de serviços e até ter um canal acessível e rápido para que ele possa tirar suas dúvidas.

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